Echec ou réussite ?

Pourquoi certains projets échouent ?

Désormais, il devrait être clair que la gestion de projet relève souvent du défi, notamment si vous gérez plusieurs projets en parallèle.

Les raisons pour lesquelles un projet pourrait mal se passer sont nombreuses :

1. Une mauvaise communication

Une mauvaise communication est la principale raison pour laquelle un projet n’atteint pas le résultat souhaité ou, tout simplement, échoue. Il peut y avoir plusieurs causes :

  • Les barrières linguistiques
  • Des traits de caractère qui s’opposent
  • Des facteurs liés à l’environnement professionnel
  • Des canaux défaillants

Les conséquences d’une mauvaise communication sont également multiples :

  • Des attentes différentes (et donc une déception)
  • Des égos froissés
  • Du stress
  • Un manque de vision globale
  • Des requêtes de dernière minute
  • Un travail bâclé

2. Une mauvaise planification (est la planification d’un échec)

La planification est parfois considérée comme une activité secondaire, une chose qui doit être faite mais qui n’a aucune valeur ajoutée. Mais si vous ne parvenez pas à définir précisément le périmètre, les responsabilités et le calendrier de votre projet, vous aurez de sérieux problèmes par la suite. Sans un bon plan d’actions, vous risquez :

  • Un manque de soutien de la part de l’entreprise
  • Un manque de ressources et de temps
  • Le non-respect des délais
  • Des membres de l’équipe ou des clients mécontents

3. Passer à côté de certaines informations

Combien de budget vous reste-t-il ? Qui est responsable de quoi ? Êtes-vous toujours dans les délais pour pouvoir tenir vos échéances ?

Chacun de nous appréhende les silences embarrassants lors des réunions sur l’évolution du projet ou, pire encore, de parler du mauvais projet au mauvais client. Au minimum, le fait de ne pas en connaître les détails n’inspire pas confiance. Au pire, tout votre projet s’écroule.

4. Utilisation des mauvais outils

Les chefs de projet utilisent souvent plusieurs outils pour faire le suivi des tâches, des membres de l’équipe, des livrables et de l’état d’avancement. Cependant, dans de nombreux cas :

  • Votre logiciel n’est pas assez souple pour vous accompagner dans la gestion de votre projet
  • Sa complexité vous ralentit

Le résultat peut vous sembler sans queue ni tête.

 

5. Manque de surveillance et de contrôle

Supposons que vous avez commencé à travailler sur un projet et créé un calendrier solide, mais vous ne mettez jamais votre planning à jour. Il ne vous faudra pas longtemps pour en perdre la vision d’ensemble car :

  • Les échéances ont changé
  • Les activités ont été interverties
  • Les ressources ont été réaffectées

Pour que tout se déroule comme prévu, vous devez effectuer des contrôles réguliers et faire les changements qui s’imposent. Vous devez donc également faire des points réguliers avec votre équipe pour voir comment éviter que le projet ne prenne du retard.

 

6. Manque de gestion des risques

Chaque projet étant unique, l’imprévisibilité devrait toujours être considérée comme un facteur inhérent. La qualification et la quantification de ce facteur, l’anticipation proactive de ce qui pourrait mal tourner et votre réaction si cela arrivait s’appelle la « gestion des risques ». Et oui, cela fait également partie du travail d’un chef de projet.

 

7. Modifications du périmètre (ou dérive des objectifs)

Scénario classique : une partie prenante du projet demande un « petit changement » ou un « ajout mineur » au périmètre. Si petit, en fait, que vous ne pensez pas que le budget ou les délais en seront affectés. Pas vrai ? Faux !

Chaque projet est un équilibre fragile entre les éléments de la « triple contrainte » : objectif, délai et coût. Sachez que la modification de l’un de ces facteurs affecte aussi automatiquement l’un des deux autres (ou les deux) : si l’objectif change, les délais sont reportés ou le coût de votre projet augmente.

 

7 étapes pour créer un plan de projet parfait

Voici la liste des étapes clés auxquelles vous devez réfléchir lors du lancement de votre prochain projet :

1. Documentez le périmètre de votre projet

C’est là que l’on commence à s’amuser. Lors de la première étape, vous devez rencontrer toutes les parties prenantes pour discuter des besoins, attentes et critères d’évaluation du projet. Ceci inclut :

  • Le périmètre
  • Le budget
  • Le calendrier

Documentez ces informations dans votre plan de projet pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et réduire ainsi les risques d’une mauvaise communication onéreuse.

CONSEIL : Faites des petites promesses mais une grande réalisation. Ne vous arrêtez pas au besoin déclaré par les parties prenantes et essayez d’identifier le bénéfice sous-jacent qu’elles recherchent. Votre projet doit atteindre cet objectif-là.

 

2. Découpez votre projet en phases, jalons et tâches

Vous devez ensuite définir le calendrier de votre projet. Quelles sont les premières tâches clés auxquelles vous allez vous attaquer et quelle est la toute dernière de votre liste ? Des petites tâches multiples liées les unes aux autres peuvent être regroupées en jalons plus importants. Le découpage d’un projet en petits lots facilement réalisables évite à votre équipe de se sentir dépassée et permet une exécution en douceur.

3. Faites une estimation des ressources nécessaires

Combien de personnes vous faut-il pour votre projet et quelles ressources sont nécessaires ? Faites une liste aussi réaliste que possible : vous ne devez ni faire des folies, ni sous-estimer votre besoin. Les deux mettraient en péril le calendrier et le budget de votre projet.

4. Assemblez vos ressources

Une fois que vous avez identifié les ressources nécessaires, le moment est venu de recruter les bonnes personnes. Assurez-vous que chacun a les outils adaptés au travail à faire. Il vous faut maintenant commencer à regrouper et organiser correctement les différentes parties du projet.

5. Reliez les tâches les unes aux autres

Avant de commencer à planifier votre projet, vous devez d’abord identifier les tâches qui dépendent les unes des autres. En d’autres termes : quelles tâches doivent être effectuées avant de pouvoir commencer la suivante ? Il existe quatre types de dépendance :

  • Fin-début : la tâche A doit être terminée pour pouvoir commencer la tâche B.
    Exemple : Avant de commencer à construire une route (tâche B), vous devez d’abord acheter un terrain (tâche A).
  • Début-début : la tâche A doit être commencée pour pouvoir commencer la tâche B.
    Exemple : Avant de commencer à poser l’asphalte (tâche B), vous devez commencer à excaver la route (tâche A).
  • Fin-fin : la tâche A doit être terminée pour pouvoir terminer la tâche B.
    Exemple : Avant de commencer à appliquer la peinture de marquage routier (tâche B), vous devez d’abord poser l’asphalte (tâche A).
  • Début-fin : la tâche A doit être commencée pour pouvoir terminer la tâche B.
    Exemple : Avant de commencer à appliquer la peinture de marquage routier (tâche B), vous devez commencer à excaver la route (tâche A).

6. Etablir un échéancier

Rassemblez toutes les informations recueillies lors des étapes 2 et 5 et commencez à regrouper les activités sur un calendrier. Prenez toutes les tâches et les jalons relatifs à chaque phase du projet et ordonnez-les dans un planning précis. Fixez des échéances strictes pour les principaux jalons et livrables.

CONSEIL : Si tout est important, alors rien ne l’est. La définition des priorités est le facteur clé de réussite pour cette phase de votre projet.

 

7. Enregistrez absolument tout

On ne dira jamais assez à quel point il est important de documenter chaque détail. Chaque membre de l’équipe projet doit pouvoir, à tout moment, vérifier le statut de chaque tâche, jalon ou livrable dont il est responsable. Et n’oubliez pas non plus de faire un suivi des heures travaillées. Cela vous permettra de mieux estimer les échéances et les budgets lorsque vous aurez des projets similaires à réaliser à l’avenir.

Créez votre propre plan de projet

Ne sous-estimez pas la planification d’un projet, mais ne la craignez pas non plus : il suffit de réunir les différents éléments et de les placer sur un calendrier réaliste.

Méthodologies pour la gestion de projet

Au fil des ans, diverses méthodes ont été éprouvées pour mener à bien un projet. Voici les plus courantes, par ordre d’apparition :

Cascade

La méthodologie de la cascade est séquentielle. Explication : chaque phase ou tâche d’un projet suit tout simplement la précédente. Tout d’abord, vous identifiez les besoins relatifs au projet, puis vous élaborez la conception, vous développez la solution, vous la testez et vous la mettez en œuvre, puis vous passez à la phase maintenance. Il n’y a aucun chevauchement.

Adapté pour : les projets avec des besoins clairs ou peu de changements à prévoir (dérive des objectifs)

À éviter si : vous ne savez pas vraiment où le projet vous mènera, et si les besoins ne sont pas très clairs dès le départ.

 

Agile

La méthodologie Agile vous permet de rester flexible et de vous adapter à l’évolution des besoins. Vous devez travailler de manière itérative sur de courtes périodes d’activité intense appelées « sprints ». Le temps de travail est limité et l’équipe doit effectuer le plus de choses possibles sur cette période de temps fixe, avant de passer à la partie successive du projet.

Adapté pour : les projets pour lesquels vous voulez obtenir les premiers résultats rapidement et avancer de manière itérative

À éviter si : vous travaillez dans un contexte traditionnel ou si vous êtes habitué aux gros projets (car il vous sera plus difficile d’évaluer les délais nécessaires avec une approche Agile)

Scrum

La méthodologie Scrum est basée sur l’approche Agile, mais avec une simplification maximale de la gestion de projet. Des tâches peuvent se chevaucher et des modifications doivent être apportées tout au long du processus. La méthode Scrum est essentiellement une séquence de sprints. Avant chaque sprint, vous vérifiez les nouvelles exigences éventuelles exprimées par les parties prenantes.

Adapté pour : les projets d’amélioration itérative, par exemple le développement de produits

À éviter si : les exigences ne peuvent être modifiées ou si votre entreprise ne souhaite pas s’adapter et respecter totalement cette méthodologie